Internetanfragen effizient managen und beantworten

Früher galt die Regel: Am Erscheinungstag der Immobilienanzeige in der Tageszeitung klingelt das Telefon beim Immobilienbesitzer kontinuierlich. Meistens schon sehr früh am Morgen. Die 24-Stunden-Verfügbarkeit von Online-Immobilienportalen hat das grundlegend verändert. Denn anders als im Immobilienteil der Tageszeitung erscheinen Immobilienanzeigen im Internet rund um die Uhr. Allein beim Marktführer ImmobilienScout24 werden am Tag über 10.000 neue Objekte inseriert. Ein Umstand, der die Immobiliensuche verändert.

Anstatt auf den Erscheinungstag des Immobilienteils in der Tageszeitung zu warten, suchen Interessenten in Immobilienportalen zu jeder Tages- und Nachtzeit. Viele haben für die Dauer ihrer Immobiliensuche einen Suchauftrag abonniert. Dadurch werden sie per E-Mail informiert, sobald eine neue Immobilienanzeige „live“ geschaltet ist. Oft melden sich erste Interessenten beim Anbieter unmittelbar nach Eingang dieser Benachrichtigung. Und auch die Kontaktaufnahme erfolgt nicht mehr ausschließlich telefonisch. Viele Internet-Nutzer kommunizieren präferiert per E-Mail. Wer seine Immobilie in Immobilienportalen inseriert, sollte deshalb folgende Punkte beachten:

1. Den richtigen Zeitpunkt wählen

Idealerweise plant man bei der Insertion einer Immobilie im Nachgang etwas Zeit ein, um etwaige Anfragen schnell zu beantworten. In gefragten Lagen kann es vorkommen, dass man bereits nach wenigen Minuten erste E-Mails von Interessenten in seinem Postfach findet. Wer nach der Insertion den Computer ausschaltet und in das verlängerte Wochenende fährt, hinterlässt womöglich eine unzufriedene Kundschaft, die sich dann nach anderen Objekten umsieht.

2. E-Mail-Reaktionszeiten einhalten

Auch E-Mails wollen beantwortet werden. In der Praxis hat sich gezeigt, dass gerade bei einem höheren Mailaufkommen E-Mail-Anfragen von Immobilieninteressenten oft eine Woche und länger nicht beantwortet werden. Das führt zu Unzufriedenheit bei potenziellen Mietern und Käufern. Wer sich an die Faustregel hält „E-Mails innerhalb von zwei Tagen zu beantworten“, ist immer auf der sicheren Seite. Wünscht der Immobilienanbieter keine E-Mail-Korrespondenz mit seinen Interessenten, sollte er dies mit der Angabe einer Telefonnummer unbedingt im Exposé vermerken.

3. Mit dem Exposé Fragen beantworten

Immobilienportale sind reichweitenstarke Medien. Bei ImmobilienScout24 suchen zum Beispiel über vier Millionen Menschen im Monat nach passenden Objekten. Im besten Fall bedeutet das eine Vielzahl von Kontaktanfragen, die beantwortet werden müssen. Immobilienanbieter können sich viel Arbeit sparen, indem sie mögliche Anfragen zur Immobilie im Vorfeld durch ein informatives Exposé beantworten. Hierzu zählt die Verwendung von aussagekräftigen Bildern ebenso wie die Einstellung eines Grundrisses. Auch in der Objektbeschreibung können viele wichtige Angaben zur Immobilie gemacht werden. Ein gut gemachtes informatives Exposé senkt nachweislich mögliche Fragen zum Objekt und selektiert den Interessentenkreis.

ImmobilienScout24